當採購團隊收到物流商的報價時,「1-2 天配送」這個數字看起來相當合理。對於單一地點的配送,這個時間框架確實可行。但當客戶要求「請分批配送至我們在香港的 5 個不同辦公室」時,這個看似簡單的需求,會讓原本的「1-2 天配送」膨脹至「5-7 天配送」,甚至更長。問題不在於物流商刻意誤導,而在於採購團隊在規劃交期時,沒有意識到多點配送背後的三個隱藏時間成本。
在實務中,這正是交期決策開始被誤判的地方。採購團隊看到物流商的報價單上寫著「1-2 天配送」,便理所當然地將這個數字納入整體交期規劃。他們以為「只是多跑幾個地點,時間差不多」。但實際上,多點配送不是「單點配送 × 5」,而是一個需要額外協調、規劃與風險管理的複雜流程。當這些隱藏時間成本累積起來時,原本承諾的交期便開始失控。
第一個隱藏時間成本是「分揀與路線規劃」。當物流商收到「分批配送至 5 個不同辦公室」的需求時,他們需要先將這 5 批貨物從主批次中分揀出來。這不是簡單的「拿出來」,而是需要核對每批貨物的數量、品項、收件人資訊,並確保沒有混淆。對於企業禮盒這種「每批貨物可能包含不同品項組合」的情境,分揀時間通常需要 0.5-1 天。分揀完成後,物流商還需要根據地理位置與時間窗口規劃最佳路線。如果 5 個辦公室分散在香港島、九龍與新界,路線規劃需要考慮交通狀況、停靠順序、每個地點的可配送時間窗口（例如某些辦公室只接受上午配送）。這個規劃過程通常需要 0.5 天。如果採購團隊選擇的是外包物流服務商,物流商還需要將路線資訊傳遞給司機,並確保司機理解每個停靠點的特殊要求（例如需要簽收、需要提前通知等）。這個傳遞過程通常需要 0.5 天。總計下來,「分揀與路線規劃」的隱藏時間成本是 1.5-2.5 天。
第二個隱藏時間成本是「預約協調」。當客戶要求「請在特定時間配送」時,採購團隊以為「只是指定一個時間」。但實際上,預約配送需要物流商提前 24-48 小時通知司機,並確保司機的排程中有空檔。如果客戶要求的時間窗口與其他訂單衝突（例如同一時段已有其他配送任務）,物流商需要重新協調路線,將這個配送任務調整至其他時段,或者安排額外的司機。這個重新協調的過程通常需要 1-2 天。更糟的情況是,如果客戶要求的時間窗口已滿（例如旺季期間,許多企業都要求在同一時段配送）,物流商只能延後配送,等待下一個可用的時間窗口。這個延後的等待時間通常需要 2-3 天。總計下來,「預約協調」的等待時間是 1-5 天。這種等待時間的累積,正是許多採購團隊在評估整體交期時容易忽略的環節。
第三個隱藏時間成本是「配送失敗的重新配送」。在多點配送中,某個停靠點「無人簽收」的機率遠高於單點配送。原因很簡單:當配送路線涉及 5 個不同辦公室時,只要其中一個辦公室的收件人「臨時外出開會」或「忘記通知前台有貨物要收」,配送就會失敗。當配送失敗時,物流商需要將貨物運回倉庫（通常需要 0.5 天）,重新聯繫客戶協調配送時間（通常需要 0.5-1 天）,然後重新規劃路線並配送（通常需要 1-2 天）。總計下來,「配送失敗的重新配送」時間是 2-3.5 天。更麻煩的是,如果 5 個停靠點中有 2 個配送失敗,這個時間成本會進一步放大。
當這三個隱藏時間成本累積起來時,原本的「1-2 天配送」便膨脹至「5-7 天配送」,甚至更長。對於採購團隊來說,這意味著原本承諾客戶的交期「生產 15 天 + 配送 2 天 = 17 天」,實際上變成「生產 15 天 + 配送 7 天 = 22 天」,延誤了 5 天。如果客戶的活動日期是固定的（例如年度尾牙、春節團拜）,這 5 天的延誤可能導致禮盒無法準時送達,最終影響客戶關係與品牌形象。
那麼,採購團隊應該如何避免這個時間陷阱?第一個建議是,在採購初期詢問物流商「多點配送的額外時間成本」。不要只問「配送需要多久」,而要具體問「如果分批配送至 5 個不同地點,分揀與路線規劃需要多久?預約協調需要多久?如果配送失敗,重新配送需要多久?」這些具體問題可以幫助採購團隊更準確地評估交期。第二個建議是,將「分揀與路線規劃時間」、「預約協調時間」、「配送失敗重新配送時間」納入交期規劃。不要只計算「運輸時間」,而要計算「從工廠到客戶手中的總時間」,包括所有隱藏時間成本。第三個建議是,考慮「內部配送」而非「外包配送」。如果企業有自己的配送團隊,可以更靈活地控制配送時間,減少預約協調的等待時間,並在配送失敗時更快地重新配送。第四個建議是,在旺季期間,將「1-2 週緩衝時間」增加至「3-4 週緩衝時間」。旺季期間,物流商的產能壓力更大,預約協調的等待時間更長,配送失敗的機率更高。額外的緩衝時間可以幫助採購團隊應對這些不確定性。
多點配送的時間陷阱,本質上是「可見時間」與「隱藏時間」之間的落差。物流商報價單上的「1-2 天配送」是可見時間,但「分揀與路線規劃」、「預約協調」、「配送失敗重新配送」是隱藏時間。當採購團隊只看到可見時間時,他們便會誤判交期。而當隱藏時間累積起來時,延誤便成為必然。對於企業禮盒這種「需要準時送達」的產品來說,這種延誤的代價是昂貴的——不僅是金錢成本,更是客戶信任與品牌形象的損失。
